ძალიან მცირე რაოდენობის სიტყვას თუ შეუძლია იმდენი სიბრაზისა და გაღიზიანების გამოწვევა, როგორც სიტყვა „შეხვედრას“. ნებისმიერ ადამიანს განსხვავებული ასოციაციები აქვს ამ სიტყვასთან დაკავშირებით - ზოგიერთისათვის სულ უფრო მზარდ ტექნოლოგიურ საზოგადოებაში იგი არის ადამიანებს შორის უშუალო კონტაქტის უკანასკნელი საშუალება, ხოლო ზოგისათვის კი, უბრალოდ დროის ფლანგვა.

თქვენ, ალბათ, ყოფილხართ ისეთ შეხვედრებზე, რომლებსაც თქვენში უდიდესი გაღიზიანების გრძნობა გამოუწვევია. ოდესმე შეხვედრა დროზე არ დაწყებულა? გინახავთ შეხვედრა დღის წესრიგის გარეშე, ან შეხვედრა არ ჩატარებულა შეჯერებული დღის წესრიგის მიხედვით? ან დასწრებიხართ ისეთ შეხვედრებს, სადაც, თქვენი აზრით, უკვე დიდი ხნის წინ შეთანხმებულ საკითხებს განიხილავდნენ?

შეხვედრები არავისთვის არ უნდა იყოს მტკივნეული გამოცდილება. კარგად დაგეგმილმა და ორგანიზებულმა შეხვედრებმა შეიძლება ეფექტიანი კომუნიკაცია უზრუნველყოს. ისინი დაგეხმარებათ მეტი შეიტყოთ გუნდის წევრების ცოდნის, გამოცდილებისა თუ მუშაობის სტილის შესახებ. შეხვედრებზე განიხილეთ გუნდის წევრების მოსაზრებები, გააანალიზეთ პრობლემები, სცადეთ ყველა ჩაერთოს პრობლემის განხილვასა და გადაჭრაში. მეტი დრო დაუთმეთ გუნდის წევრებს, რათა მათ მიეცეთ თავიანთი მოსაზრების გადმოცემის საშუალება. თქვენც შეძლებთ განსაზღვროთ, სწორად მოახდინეს თუ არა გუნდის წევრებმა თქვენი გზავნილის ინტერპრეტირება.

პროდუქტიული შეხვედრები დაზოგავს როგორც თქვენს, ასევე თქვენი კოლეგების დროს, გააუმჯობესებს კომუნიკაციას და უფრო ეფექტიანს გახდის თქვენს გუნდს. ამიტომაც გაგაცნობთ რჩევებს, რომლებიც დაგეხმარებათ უკეთ წარმართოთ შეხვედრების მომზადების პროცესი. 

1. ნათლად ჩამოაყალიბეთ შეხვედრის მიზანი: ნათლად ფორმულირებული შეხვედრის მიზანი დაგეხმარებათ სწორად შეარჩიოთ, თუ ვინ უნდა მოიწვიოთ შეხვედრაზე, ხოლო შეხვედრის მონაწილეებს კი შეხვედრისათვის მომზადების საშუალება მიეცემათ;

2. გადაწყვიტეთ, ვინ უნდა დაესწროს შეხვედრას და რატომ: თუკი თქვენ გესაჭიროებათ ინფორმაცია, მოიფიქრეთ, ვისგან შეიძლება მისი მიღება და დარწმუნდით, რომ ეს ადამიანები აუცილებლად დაესწრებიან თქვენ მიერ ორგანიზებულ შეხვედრას. თუკი შეხვედრაზე სერიოზული გადაწყვეტილებების მიღებას გეგმავთ, აუცილებლად უნდა უზრუნველყოთ ოფიციალური, გადაწყვეტილებების მიმღები უფლებამოსილი პირების დასწრება და მათი ჩართვა პროცესში;

3. მონაწილეებს დროზე აცნობეთ შეხვედრის თარიღი: ეს მათ საშუალებას მისცემს, დროზე დაიჭირონ თადარიგი და აუცილებლად დაესწრონ შეხვედრას;

4. მონაწილეებს გააცანით შეხვედრის მიზანი: არსებობს მეტი ალბათობა, რომ ადამიანები აუცილებლად დაესწრებიან თქვენ მიერ ორგანიზებულ შეხვედრას, თუკი ისინი გაიაზრებენ, თუ რამდენად მნიშვნელოვანია მათი მონაწილეობა;

5. აუცილებელია წერილობითი ფორმით მომზადდეს შეხვედრის დღის წესრიგი, სადაც აისახება განსახილველი საკითხები და თითოეულ მათგანზე გამოყოფილი დრო: ამ ტიპის დოკუმენტი ადამიანებს ეხმარება ნათლად დაინახონ, თუ რატომ უნდა გამოყონ დრო შეხვედრაზე დასასწრებად, ხოლო თქვენ კი დღის წესრიგი დაგეხმარებათ შეხვედრის შედეგიანად წარმართვაში;

6. წინასწარ გაავრცელეთ დღის წესრიგი და შეხვედრის მონაწილეთათვის აუცილებელი ნებისმიერი დამატებითი მასალა: ამ შემთხვევაში ყველას ეძლევა საშუალება დღის წესრიგში სათანადო ცვლილებები შეიტანოს ან მოემზადოს შეხვედრისათვის;

7. შეხვედრების ხანგრძლივობა უნდა იყოს ერთი საათი ან ნაკლები: თქვენ შეგიძლიათ შეხვედრებზე საათობით ჯდომა აიძულოთ ადამიანებს, მაგრამ ეს არ ნიშნავს, რომ ამ ხნის განმავლობაში ისინი სამუშაოზე იქნებიან კონცენტრირებული. თუკი საჭიროება მოითხოვს, კომპლექსური ან მრავალრიცხოვანი საკითხის განსახილველად რამდენიმე ერთსაათიანი ან უფრო ნაკლები ხანგრძლივობის შეხვედრა დაგეგმეთ.

ეს არის ამონარიდი წიგნიდან „პროექტის მართვა მარტივად“, რომელიც „ლურჯი ოკეანის“ ფარგლებშია გამოცემული.

აგვისტოს განმავლობაში „ბიბლუსის“ ქსელში შეგიძლიათ ისარგებლოთ 60%-იანი ფასდაკლებით სერიაზე „მარტივად“.